Digitale administratie: 5 tips om vandaag te starten

Waarom digitale administratie?

Elke ondernemer in Nederland is wettelijk verplicht om een administratie bij te houden (artikel 52 AWR). De Belastingdienst eist dat u deze administratie 7 jaar bewaart. Een digitale administratie voldoet aan deze eis, mits de gegevens juist en volledig zijn opgeslagen.

Naast de wettelijke verplichting biedt digitale administratie praktische voordelen: sneller werken, minder fouten en altijd inzicht in uw cijfers.

5 tips om te starten met digitale administratie

1. Kies software die past bij uw situatie

Niet elke boekhoudsoftware is hetzelfde. Let op gebruiksvriendelijkheid, koppelmogelijkheden met uw bank, en of uw boekhouder er ook mee kan werken. Bij Boekhouder van Nu werken klanten in onze eigen applicatie die speciaal is gebouwd voor samenwerking tussen ondernemer en boekhouder.

2. Scan uw bonnen direct

De Belastingdienst accepteert digitale bonnen, mits ze leesbaar en volledig zijn opgeslagen. Scan uw bonnen direct met uw telefoon en upload ze naar uw administratiesoftware. Zo raakt er niets kwijt en is uw administratie altijd actueel.

3. Koppel uw zakelijke bankrekening

Door uw bankrekening te koppelen worden transacties automatisch ingeladen. Dit voorkomt handmatige invoerfouten en bespaart u veel tijd. De meeste boekhoudpakketten bieden deze mogelijkheid via PSD2-bankkoppelingen.

4. Stel een vaste routine in

Verwerk wekelijks uw bonnen en facturen. Hoe vaker u bijhoudt, hoe minder werk het kost en hoe actueler uw financiële overzicht is.

5. Werk samen met uw boekhouder in dezelfde omgeving

Met een gedeeld platform hoeft u geen bestanden meer heen en weer te mailen. Uw boekhouder ziet direct wat u heeft aangeleverd en kan meteen aan de slag. Bij Boekhouder van Nu is dit standaard via onze eigen applicatie.

De voordelen op een rij

Aspect	Papieren administratie	Digitale administratie
Tijdsbesteding	Hoog	Laag
Kans op fouten	Groter	Kleiner
Inzicht in cijfers	Achteraf	Realtime
Toegankelijkheid	Alleen fysiek	Overal met internet
Samenwerking met boekhouder	Via post of e-mail	Direct in hetzelfde systeem
Bewaarplicht (7 jaar)	Veel ruimte nodig	Compact en doorzoekbaar

Wettelijk kader

Volgens de Algemene wet inzake rijksbelastingen (AWR, artikel 52) bent u verplicht uw administratie zodanig in te richten dat uw rechten en verplichtingen te allen tijde duidelijk zijn. Digitale administratie voldoet hieraan, mits de bestanden niet bewerkbaar zijn na vastlegging en u ze 7 jaar bewaart.

Bron: Belastingdienst — Administratie bijhouden

Bronnen

• Belastingdienst — Administratieplicht
• Belastingdienst — Bewaarplicht