Salarisadministratie: wat moet u weten als werkgever?
Personeel aannemen brengt verplichtingen met zich mee. Een overzicht van de salarisadministratie: van loonstroken tot loonaangifte.
Wanneer heeft u een salarisadministratie nodig?
Zodra u personeel in dienst neemt, bent u verplicht een salarisadministratie te voeren. Dit geldt voor alle werkgevers, van eenmanszaken tot B.V.'s. De salarisadministratie omvat het berekenen en uitbetalen van loon, het inhouden van loonheffingen, en het doen van loonaangifte bij de Belastingdienst.
Wat moet u regelen?
1. Aanmelden als werkgever
U meldt zich aan als werkgever bij de Belastingdienst. U ontvangt een loonheffingennummer waarmee u loonaangifte kunt doen.
2. Identiteit werknemer vaststellen
Voordat een werknemer begint, moet u een kopie maken van een geldig identiteitsbewijs en de gegevens opnemen in uw loonadministratie.
3. Arbeidsovereenkomst opstellen
Leg de afspraken over loon, werktijden, vakantiedagen en opzegtermijn schriftelijk vast.
4. Loonstroken verstrekken
U bent verplicht bij elke loonbetaling een loonstrook te verstrekken. Hierop staan onder andere het brutoloon, de ingehouden loonheffing, premies werknemersverzekeringen en het nettoloon.
Loonaangifte
U doet per tijdvak (maandelijks of per vier weken) digitaal loonaangifte bij de Belastingdienst. Hierin geeft u op welke loonheffingen u heeft ingehouden en moet afdragen:
- Loonbelasting en premie volksverzekeringen
- Premies werknemersverzekeringen (WW, ZW, WIA)
- Inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet (Zvw)
Bron: Belastingdienst — Loonaangifte doen
Veelgemaakte fouten
- Verkeerde loonheffingentabel toepassen — controleer of u de juiste tabel (wit/groen) en het juiste tijdvak gebruikt
- Te laat loonaangifte doen — deadline is uiterlijk de laatste dag van de maand volgend op het loontijdvak
- Identiteitsbewijs niet goed bewaren — u moet een kopie bewaren tot 5 jaar na einde dienstverband
Salarisadministratie uitbesteden
Veel werkgevers kiezen ervoor de salarisadministratie uit te besteden. Boekhouder van Nu verzorgt de complete salarisadministratie: van loonstroken en loonaangifte tot de jaaropgave en afdrachten.
Bronnen
- Belastingdienst — Loonaangifte doen
- Belastingdienst — Stappen bij een nieuwe werknemer
Veelgestelde vragen
U doet loonaangifte per tijdvak: maandelijks of per vier weken, afhankelijk van wat de Belastingdienst heeft vastgesteld. De deadline is de laatste dag van de maand volgend op het tijdvak.
Ja, bij elke loonbetaling bent u wettelijk verplicht een loonstrook te verstrekken aan uw werknemer.
Hulp nodig bij uw administratie?
Boekhouder van Nu helpt u graag verder. Met onze eigen applicatie maken wij uw boekhouding eenvoudig en overzichtelijk.
Neem contact opGerelateerde artikelen
Boekhouding uitbesteden: 7 voordelen voor ondernemers
Overweegt u om uw boekhouding uit te besteden? Ontdek de zeven belangrijkste voordelen en leer wanneer uitbesteden verstandiger is dan zelf doen.
B.V. oprichten: wanneer is het verstandig?
Een B.V. biedt beperkte aansprakelijkheid en fiscale voordelen bij hogere winsten. Maar wanneer is het écht verstandig? Een overzicht van kosten, belastingen en afwegingen.
Belastingtips voor ZZP'ers: bespaar geld in 2025
Als ZZP'er kunt u flink besparen op belasting door slim gebruik te maken van aftrekposten en regelingen. Een overzicht van de belangrijkste tips met actuele bedragen.